Stellenausschreibung: Office Management

Werde ein Teil von nonconform

Als Büro für Planung und partizipative Raumentwicklung mit sieben Standorten in Deutschland und Österreich suchen wir für unser Büro in Wien eine*n Mitarbeiter*in für das Office Management. Hast du Lust in einem jungen, ambitionierten und interdisziplinären Team mit dezentral und gemeinschaftlich ausgerichteter Organisationsstruktur zu arbeiten?

Standort: Wien
Arbeitsstart: ab Juni 2021
Ausmaß: 32 h/Woche, 5 Tage-Woche
Arbeitszeit: anwesend zu vereinbarten Kernzeiten

Deine zentralen Aufgabenbereiche:

  • Portier: Du sorgst für einen freundlichen Besucher*innenempfang. Dabei unterstützt du unser Team mit diversen administrativen Tätigkeiten. Hierzu gehören unter anderem die gesamte Abwicklung der Post, Maileingang und die Entgegennahme von Anrufen.
  • Buchhaltung: Du bist für die Abwicklung unserer Debitoren (Eingangsrechnungen),
    Kreditoren (Ausgangsrechnungen), für das Stellen der Rechnungen (nach Absprache mit
    unseren Projektleiter*innen) und für das Überweisen von Rechnungen verantwortlich.
    Du kümmerst dich um die monatliche Abstimmung mit unserem Steuerberater und bereitest den Jahresabschluss vor. 
  • Liquiditätsplanung: Du erstellt mit der Geschäftsführung die Liquiditätsplanung und
    behältst sie ebenso wie das das Budget deiner Aufgabenbereiche im Auge.
  • Lohnverrechnung und Mitarbeiter*innen Dienstverhältnisse: Du führst monatlich alle
    Vorbereitungen der LV für den Steuerberater durch und du kennst dich mit den unterschiedlichen Dienstverhältnissen aus. 
  • Büroorganisation/Materialeinkauf: Du kümmerst dich um den täglichen Büroartikelbedarf,
    hast im Blick, wenn sich unsere Materialien dem Ende neigen und kaufst bzw. bestellst aufzufüllende Artikel nach.
  • Organisation/Einkauf interne Verpflegung und Feierlichkeiten: Du weißt als Erste*r, wenn der Kaffee ausgeht oder die Obstschüssel leer ist, du kümmerst dich um den Einkauf und unterstützt das Team bei der Organisation von internen Feiern und Klausuren.
Was wir voraussetzen:

  • Du bist an einer längerfristigen Zusammenarbeit mit uns interessiert. 
  • Softwarekenntnisse: Microsoft Office Paket (sehr gut in Word, Excel), Microsoft Teams 
  • Du unterstützt in enger Zusammenarbeit die Geschäftsführung und Projektleiter*innen.
  • Wir erwarten uns ein organisiertes, strukturiertes, gewissenhaftes und genaues Arbeiten.
  • Nach einer Einschulungsphase erledigst du deine Aufgaben selbstständig.
  • Zeitmanagement, Zuverlässigkeit und Pünktlichkeit sind dir nicht fremd.
  • Du hast ein offenes Ohr für deine Kolleg*innen und du bist offen für Neues.
Keine Voraussetzung, aber wir freuen uns auch über Wissen zu: 

  • Admin/Office Management Erfahrung in der Architektur/Planungsbranche
  • Adobe Suite: Wir freuen uns, wenn du Grundkenntnisse mitbringst

Das bieten wir dir:

  • Mitarbeit in einem jungen, ambitionierten und interdisziplinären Team
    mit dezentral und gemeinschaftlich ausgerichteter Organisationsstruktur 
  • Viele Gestaltungsmöglichkeiten im Aufgabenbereich und eigenverantwortliches Arbeiten
  • Kollegiales Arbeitsumfeld und regelmäßiges Zusammenkommen
    aller Mitarbeiter*innen aus Deutschland und Österreich
  • Spannende Themenfelder rund um die Gestaltung unserer räumlichen Umgebung
  • Bürostandort in Wien


    Bezahlung:

    Anstellung laut Kollektivvertrag (Beschäftigungsgruppe 3/ab 3. Jahr): 2.079,00 EUR Dienstnehmer Brutto / Monat (bei Vollzeitbeschäftigung), 14 Monatsgehälter. Überzahlung je nach Qualifikation und Erfahrung möglich.

    Neugierig?
    Willst du uns jetzt unbedingt kennenlernen? Dann freuen wir uns von dir zu hören.
    Bewerbung an: jobs@nonconform.at

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